Целью писем-подтверждений является подтверждение того, что вы получили конкретные документы или запрос определенного типа. Письма-подтверждения часто используются для всего, что связано с судебным процессом.
Элементы письма
Как и в случае любой деловой или профессиональной переписки, вы должны начать свое письмо с нескольких конкретных и ожидаемых элементов:
- Ваше имя, адрес и дата вверху справа
- Имя человека, которому вы адресовали письмо в левом верхнем углу в строке под вашим адресом
- Название компании (при необходимости)
- Адрес фирмы или физического лица
- Строка темы, в которой кратко указано назначение письма жирным шрифтом (например, «Юридическое дело № 24»)
- Вступительное приветствие, такое как «Дорогой мистер Смит»
Когда вы начинаете письмо-подтверждение, начните с краткого предложения, в котором говорится, что это действительно письмо-подтверждение. Вот некоторые фразы, которые вы можете использовать:
- Настоящим подтверждаю получение следующих документов ...
- Я подтверждаю получение ...
- Мы позаботимся о том, чтобы ответственное лицо получило эти материалы сразу после возвращения в офис.
Остальная часть письма должна включать основной текст, где вы объясняете в одном или двух абзацах, что, в частности, вы подтверждаете. В конце основной части письма вы можете предложить свою помощь, если это необходимо, например: «Если я могу оказать дальнейшую помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне. "Завершите письмо стандартным заключением, таким как:" С уважением, мистер Джо Смит, XX Фирма."
Образец письма
Может быть полезно просмотреть образец шаблона письма. Не стесняйтесь копировать формат ниже для вашего письма-подтверждения. Хотя в этой статье он не печатается как таковой, имейте в виду, что в целом вы должны указывать правильный адрес и дату.
Джозеф Смит
Акме Торговая Компания
5555 с. Главная улица
Везде, Калифорния 90001
25 марта 2018 г.
Re:Юридическое дело № 24
Уважаемые ______:
Поскольку г-н Дуг Джонс отсутствует в течение следующих двух недель, я подтверждаю получение вашего письма от 20 марта 2018 года. Это будет доведено до его сведения сразу после его возвращения.
Если я могу оказать какую-либо помощь во время отсутствия мистера Джонса, пожалуйста, не стесняйтесь звонить.
Искренне Ваш,
Джозеф Смит
Подпишите письмо под заключительным словом «С уважением» чуть выше вашего имени.
Другие соображения
Письмо-подтверждение содержит документацию о том, что вы получили письмо, заказ или жалобу от другой стороны. В случае возникновения разногласий по юридическим или деловым вопросам, в вашем письме-подтверждении представлены доказательства того, что вы ответили на запрос другой стороны.
Если вы не знакомы со стилем делового письма, найдите время, чтобы изучить базовый формат письма деловые письмаи просмотрите различные виды деловых писем. Это поможет вам усовершенствовать свои навыки для конкретных бизнес-целей, таких как делать запросы, урегулирование претензийи писать сопроводительные письма.