Письмо-претензия убедительныйписьмо отправляется клиентом в бизнес или агентство для выявления проблемы с продуктом или услугой, а также может называться письмом-жалобой.
Как правило, письмо с претензией открывается (а иногда и закрывается) с запросом на внесение изменений, таких как возврат средств, замена или оплата за ущерб, хотя сердечный вводный параграф о сделке или продукте может быть предпочтительным.
Как метод деловое письмоПисьма с претензией направляются в качестве юридически обязательной формы сообщения, которая может служить доказательством, если иск передан в суд. В большинстве случаев явки в суд не требуются, потому что бизнес-получатель обычно составляет ответ в форме корректирующее письмо, которая урегулирует иск.
Основные элементы претензионного письма
Большинство бизнес-профессионалов и ученых согласны с тем, что базовое письмо-претензия должно включать четыре основных элемента: четкое объяснение жалобы, объяснение какие споры это вызвало или убытки, понесенные из-за этого, призыв к честности и справедливости, и заявление о том, что вы считаете справедливой корректировкой в возвращение.
Точность в объяснении имеет решающее значение для быстрого и эффективного урегулирования претензии, поэтому автор претензии должен предоставить как можно больше подробностей о дефектности продукт или неисправность в полученном обслуживании, включая дату и время, сумму затрат и номер чека или заказа, а также любые другие детали, которые помогают точно определить, что произошло неправильно.
Неудобство, вызванное этой ошибкой, и обращение к гуманности и состраданию читателя одинаково важны для получения того, что автор хочет от претензии. Это обеспечивает читателю мотивацию действовать быстро по запросу автора, чтобы исправить ситуацию и поддержать клиента в качестве клиента.
Как Р.С. Кришна Мохан пишет в «Деловой переписке и написании отчетов», чтобы обеспечить быстрое и удовлетворительный ответ, письмо с претензией обычно пишется руководителю подразделения или департамента, ответственного за ошибка «.
Советы по эффективному письму
Тон письма должен быть как минимум деловым, если не деловым, чтобы сохранить профессионализм запроса. Кроме того, автор должен написать жалобу, исходя из предположения, что запрос будет удовлетворен при получении.
L. Сью Боуг, Маридель Фраяр и Дэвид А. Томас пишет в «Как написать первоклассную деловую переписку», что вы должны «подать иск точно и тактично» и что лучше всего «избегать угроз, обвинений или завуалированных намеков на то, что вы будете делать, если проблема не будет решена». в срочном порядке «.
Доброта имеет большое значение в мире обслуживания клиентов, поэтому лучше обратиться к человечеству получателя путем указав, как проблема повлияла на вас лично, а не угрожать бойкотировать компанию или клеветать на нее имя. Случаются несчастные случаи и совершаются ошибки - нет причин быть невежливыми.