Организация ваших генеалогических файлов

Груды копий старых записей, распечатки с генеалогические сайтыи письма от других исследователей генеалогии сидят в кучах на столе, в коробках и даже на полу. Некоторые даже смешиваются со счетами и школьными документами ваших детей. Ваши документы могут быть не полностью дезорганизованы - если вас просят о чем-то конкретном, вы, вероятно, можете найти это, но это определенно не та система регистрации, которую вы бы назвали эффективной.

Верьте или нет, решение так же просто, как найти организационную систему, которая соответствует вашим потребностям и исследовательским привычкам, и затем заставить ее работать. Это может быть не так просто, как кажется, но это является выполнимо и в конечном итоге поможет вам не раскручивать колеса и не копировать исследования.

Спросите группу генеалогов, как они организовывают свои файлы, и вы, вероятно, получите столько же разных ответов, сколько генеалоги. Существует ряд популярных систем генеалогической организации, в том числе папки, записные книжки, файлы и т. Д., Но на самом деле не существует отдельной системы, которая является «лучшей» "правильный." Мы все думаем и ведем себя по-разному, поэтому, в конечном счете, наиболее важным фактором при настройке системы регистрации является то, что она должна соответствовать вашей стиль. Лучшая система организации всегда та, которую вы будете использовать.

По мере развития вашего генеалогического проекта вы обнаружите, что у вас есть множество бумажных документов для каждого исследованного вами человека - записи о рождениизаписи переписей, газетные статьи, завещания, переписка с коллегами-исследователями, распечатки веб-сайтов и т. д. Хитрость заключается в том, чтобы разработать систему хранения документов, которая позволит легко в любой момент положить пальцы на любой из этих документов.

Обычно используемые генеалогические системы регистрации включают в себя:

• По фамилии: Все документы для индивидуальной фамилии подаются вместе.
• По паре или семье: Все документы, касающиеся мужа и жены или семейного устройства, подаются вместе.
• По семейной линии: Все документы, относящиеся к определенной семейной линии, подаются вместе. Многие генеалоги начинают с четырех таких предков - по одной на каждого из своих дедушек и бабушек.
• По событию: Все документы, связанные с конкретным типом события (например, рождение, брак, переписьи т. д.) подаются вместе.

Начиная с любой из четырех систем, упомянутых выше, вы можете затем разбить свои статьи на следующие категории:

• По месту нахождения: Сначала документы группируются по одной из четырех перечисленных выше генеалогических систем регистрации, а затем разбиваются по странам, штатам, округам или городам, чтобы отразить миграцию вашего предка. Например, если вы выбрали метод фамилии, вы сначала сгруппируете всех предков CRISP вместе, и затем далее разбить груды в CRISPs Англии, CRISPs Северной Каролины и Теннесси Чипсы.
• По типу записи: Сначала документы группируются по одной из четырех перечисленных выше генеалогических систем, а затем разбиваются по типам записей (т.е. записи о рождении, записи переписи, воль, так далее.).

Первым шагом к запуску организационной системы является выбор базовой физической формы для подачи (стопки не считаются!) - папки с файлами, записные книжки, папки или компьютерные диски.

• Шкаф для хранения документов и папок: Папки с файлами, вероятно, самый популярный организационный инструмент для специалистов по генеалогии, являются недорогими, очень портативными и легко вмещают документы разных форм и размеров. Однако, если их уронить, папки с файлами могут стать совершенно беспорядочными - документы будут выброшены из строя и, возможно, неуместны. Папки с файлами облегчают просмотр документов, но вы должны усердно следить за тем, чтобы бумага возвращалась туда, откуда она пришла. Однако после того, как вы сгенерировали много бумаги, система файловых папок станет наиболее гибкой и расширяемой.
• Связующие: Если вы действительно любите хранить вещи в одном месте, то организация ваших распечатанных генеалогических данных в виде папок может быть хорошим вариантом для вас. Этот метод стандартизирует ваши генеалогические записи в обычный формат бумаги. Документы, которые вы не желаете пробивать с тремя отверстиями, можно добавлять в полипропиленовые рукава. Связующие являются портативными и не требуют шкафа для хранения документов, однако, если вы проводите много генеалогических исследований, вы можете обнаружить, что связующие в конечном итоге сами становятся слишком громоздкими.
• Компьютерные диски, CD и DVD:Конвертирующий или сканирование генеалогических документов в компьютер может сэкономить немного места, а компьютеризированные организационные системы могут значительно ускорить утомительные задачи, такие как сортировка и перекрестные ссылки. Качество CD-ROM также значительно улучшилось, предположительно на неопределенный срок при надлежащих условиях хранения. Но будут ли ваши потомки через 100 или более лет иметь компьютер, который сможет их читать? Если вы решите использовать свой компьютер в качестве основной организационной системы, рассмотрите также возможность создания и сохранения копий или распечаток важных документов.

Как только вы начнете организовывать свой генеалогический беспорядок, вы, вероятно, обнаружите, что комбинация методов хранения работает лучше всего. Например, некоторые люди используют связующие для организации «проверенных» папок семейства и файлов для разных исследований недоказанных связей, исследований окрестностей или населенных пунктов и переписки. Важно помнить, что организация находится и всегда будет в стадии разработки.

Для настройки и использования файловых папок для организации ваших генеалогических записей вам понадобятся следующие основные принадлежности:

1. Картотека или картотека с крышками. Ящики должны быть прочными, предпочтительно пластиковыми, с горизонтальными внутренними выступами или канавками для подвесных файлов размером с букву.
2. Цветные, подвесные папки размером с букву синим, зеленым, красным и желтым. Ищите те с большими вкладками. Вы также можете сэкономить немного денег, купив вместо этого стандартные зеленые папки для файлов и используя цветные метки для цветовой кодировки.
3. Манильские папки. У них должны быть немного меньшие вкладки, чем у висящих папок с файлами, и они должны иметь усиленные вершины, чтобы работать долго при интенсивном использовании.
4. Ручки. Для достижения наилучших результатов используйте ручку с ультратонкой точкой, фломастером и черными, постоянными, бескислотными чернилами.
5. Highlighters. Купите маркеры голубого, светло-зеленого, желтого и розового цвета (не используйте красный, потому что он слишком темный). Цветные карандаши тоже работают.
6. Метки для файловых папок. Эти этикетки должны иметь синие, зеленые, красные и желтые полосы вдоль верхней части и постоянный клей на спине.

После того как вы собрали расходные материалы, пришло время начать работу с папками файлов. Используйте разные цветные папки с файлами для линий каждого из ваших четырех дедушек и бабушек - другими словами, все папки, созданные для предков одного деда и бабушки, будут отмечены одинаковым цветом. Выбранные вами цвета зависят от вас, но следующие варианты выбора наиболее распространены:

• СИНИЙ - предки твоего деда по отцовской линии (отец отца)
• ЗЕЛЕНЫЙ - предки твоего отца бабушка (мать отца)
• RED - предки твоего дедушки по материнской линии (маминого отца)
• ЖЕЛТЫЙ - предки твоей бабушки по материнской линии (маминой мамы)

Используя цвета, как описано выше, создайте отдельную папку для каждой фамилии, написав имена на вкладке «Подвесной файл» с черным перманентным маркером (или печатными вкладками на вашем принтере). Затем повесьте файлы в алфавитном порядке в коробку для файлов или шкаф по цвету (т.е. поместите синие буквы в одной группе, зеленые в другой группе и т. Д.).

Если вы новичок в генеалогических исследованиях, это может быть все, что вам нужно сделать. Однако, если вы накопили много заметок и фотокопий, сейчас самое время разделить. Здесь вам нужно выбрать способ организации ваших файлов. Два наиболее популярных метода, описанных на странице 1 этой статьи:

1. по Фамилия (далее разбивается по необходимости в соответствии с местностью и / или типом записи)
2. по Пара или семейная группа

Основные инструкции по подаче одинаковы для всех, разница в основном в том, как они организованы. Если вы еще не уверены, какой метод подойдет вам лучше, попробуйте использовать метод Фамилия для одной фамилии и метод Семейная группа для одной или двух семей. Посмотрите, какой из них подходит вам лучше, или разработайте свою собственную комбинацию из двух.

Создайте лист семейной группы для каждой супружеской пары, указанной в вашей таблице родословных. Затем настройте манильские папки для каждого из семейств, поместив цветную метку на вкладку папки с файлами. Подберите цвет метки к цвету соответствующей семейной линии. На каждой этикетке напишите имена пары (используя девичья фамилия для жены) и числа из вашей родословной (большинство родословных используют система нумерации Аннентафель). Пример: Джеймс ОВЕНС и Мэри КРИСП, 4/5. Затем поместите эти семейные папки Манилы в висящие папки для соответствующей фамилии и цвета, расположенных в алфавитном порядке по имени мужа или по номерам из вашей родословной диаграмма.

В начале каждой папки Манилы приложите запись семейной группы о семье, которая будет служить оглавлением. Если было несколько браков, сделайте отдельную папку с записями семейных групп для каждого брака. Каждая семейная папка должна содержать все документы и заметки со времени брака пары. Документы, которые относятся к событиям до их вступления в брак, должны храниться в папках их родителей, таких как свидетельства о рождении и записи семейной переписи.

Сначала отсортируйте файлы по фамилии, а затем создайте манильские папки для каждого типа записи, для которого у вас есть документы, поместив цветную метку на вкладку папки с файлами, сопоставив цвет метки с фамилия. На каждой этикетке напишите имя фамилии, а затем тип записи. Пример: CRISP: Перепись, CRISP: Land Records. Затем поместите эти семейные папки Манилы в папки для подвешивания для соответствующей фамилии и цвета, расположенные в алфавитном порядке по типу записи.

Перед каждой папкой манилы создайте и приложите оглавление, которое индексирует содержимое папки. Затем добавьте все документы и заметки, которые соответствуют фамилии и типу записи.