Написание инструкций: определение и примеры

В деловое письмо, техническое письмои другие формы сочинение, инструкции письменные или устные инструкции для выполнения процедуры или выполнения задачи. Это также называется поучительное письмо.

В пошаговых инструкциях обычно используется точка зрения второго лица (ты, твой, твой). Инструкции обычно передаются в активный залог и императивное настроение зрительская аудитория непосредственно.

Инструкции часто пишутся в виде пронумерованных список так что пользователи могут четко распознать последовательность задач.

Эффективные инструкции обычно включают визуальные элементы (такие как рисунки, диаграммы и блок-схемы), которые иллюстрируют и разъясняют текст. Инструкции, предназначенные для международной аудитории, могут полагаться полностью на картинках и знакомых символы. (Это называется бессловесные инструкции.)

«Хорошие инструкции однозначны, понятны, полны, последовательны и эффективны». (Джон М. Пенроуз и др., Деловое общение для менеджеров: продвинутый подход5-е изд. Томсон, 2004)

Более легкая сторона инструкций: Пособие для недавно умерших

Юнона: Хорошо, ты изучал руководство?
Адам: Ну, мы попробовали.
Юнона: Промежуточная глава интерфейса о преследовании говорит обо всем. Получите их сами. Это твой дом. Дома с привидениями не легко найти.
Барбара: Ну, мы не совсем поняли.
Юнона: Я слышала. Сорвал ваши лица сразу. Очевидно, бесполезно отрывать головы перед людьми, если они тебя не видят.
Адам: Мы должны начать проще тогда?
Юнона: Начните просто, делайте то, что вы знаете, используйте свои таланты, практикуйтесь. Вы должны были изучать эти уроки с самого первого дня. (Сильвия Сидни, Алек Болдуин и Джина Дэвис в Сок жука, 1988)

«Инструкции имеют тенденцию следовать последовательной пошаговой схеме, независимо от того, описываете ли вы, как приготовить кофе или как собрать автомобильный двигатель. Вот основные особенности инструкций:

• Конкретный и точный заглавие
• Введение с исходной информацией
• Список необходимых деталей, инструментов и условий
• Последовательно упорядоченные шаги
• Графика
• Информация по технике безопасности
• Вывод что сигнализирует о завершении задачи

Последовательные упорядоченные шаги являются центральным элементом набора инструкций, и они обычно занимают много места в документе ».
(Ричард Джонсон-Шихан, Техническая коммуникация сегодня. Пирсон, 2005)

1. Используйте короткие предложения и короткие абзацы.
2. Расставьте свои очки в логическом порядке.
3. Сделайте ваши заявления конкретный.
4. Использовать императивное настроение.
5. Поместите самый важный пункт в каждом предложении в начале.
6. Скажи одну вещь в каждом предложении.
7. Тщательно подбирайте слова, избегая жаргон и технические условия, если можете.
8. Дать пример или аналогияЕсли вы думаете, что утверждение может озадачить читателя.
9. Проверьте законченный черновик на логику представления
10. Не пропускайте шаги и не используйте ярлыки.

(Адаптировано из Писать с точностью Джефферсон Д. Бейтс. Пингвин, 2000)

«Инструкции могут быть либо автономными документами, либо частью другого документа. В любом случае, самая распространенная ошибка - сделать их слишком сложными для аудитории. Тщательно продумайте технический уровень ваших читателей. использование пустое пространство, графика и другие элементы дизайна, чтобы сделать инструкции привлекательными. Самое главное, не забудьте включить ссылки «Осторожно», «Предупреждение» и «Опасность» перед шаги, к которым они применяются. "
(Уильям Санборн Пфайффер, Карманный справочник по технической коммуникации4-е изд. Пирсон, 2007)

Чтобы оценить точность и ясность набора инструкций, предложите одному или нескольким лицам следовать вашим указаниям. Наблюдайте за их продвижением, чтобы определить, все ли шаги выполнены правильно в течение разумного периода времени. После завершения процедуры попросите эту группу тестирования сообщить о любых проблемах, с которыми они могли столкнуться, и предложить рекомендации по улучшению инструкций.