Правильное официальное письмо от введения к заключению

Формальные английские буквы быстро заменяются электронное письмо. Тем не менее, формальная структура письма, которую вы изучаете, все еще может быть применена к деловой электронной почте и другим официальные электронные письма. Следуйте этим советам, чтобы написать официальные деловые письма и электронные письма.

Первый параграф: Первый абзац формального письма следует включить введение в цель письма. Обычно сначала нужно поблагодарить кого-то или представить себя.

Уважаемый мистер Андерс,

Спасибо, что нашли время встретиться со мной на прошлой неделе. Я хотел бы продолжить нашу беседу и задать вам несколько вопросов.

Параграфы тела: Второй и последующие параграфы должны содержать основную информацию о письме и основываться на основной цели в вводный первый абзац.

Наш проект движется вперед, как и планировалось. Мы хотели бы разработать программу обучения персонала на новых местах. Для этого мы решили сдать в аренду помещения в местном бизнес-выставочном центре. Новые сотрудники будут обучены нашими специалистами в течение трех дней. Таким образом, мы сможем удовлетворить спрос с первого дня.

Последний абзац: В последнем параграфе должно быть кратко изложено намерение официального письма и закончен призыв к действию.

Спасибо за ваше рассмотрение моих предложений. Я с нетерпением жду возможности обсудить этот вопрос дальше.

Открыть с помощью выражения формального адреса, такого как:

Уважаемый мистер, мисс (миссис, мисс) - если вы знаете имя человека, которому вы пишете. использование Уважаемый сэр / мадам если вы не знаете имя человека, которому пишете, или Для предъявления по месту требования

Всегда используйте РС для женщин, если вы специально не просили использовать Миссис или Скучать.

Во-первых, укажите причину написания. Если вы начинаете переписку с кем-то о чем-то или запрашиваете информацию, начните с объяснения причины написания:

• Я пишу, чтобы сообщить вам о ...
• Я пишу, чтобы спросить / спросить о ...
• Я пишу, чтобы спросить об информации для малого бизнеса.
• Я пишу, чтобы сообщить вам, что мы еще не получили оплату за ...

Часто официальные письма пишутся для выражения благодарности. Это особенно верно при написании в ответ на какой-либо запрос или при написании выразить признательность за собеседование, справку или другую профессиональную помощь, которая у вас есть получил.

Вот несколько полезных фраз благодарности:

• Спасибо за ваше письмо (дата) с вопросом о ...
• Мы хотели бы поблагодарить вас за ваше письмо (дата) с просьбой / запрашивая информацию около ...
• В ответ на ваше письмо (дата) мы хотели бы поблагодарить вас за интерес к ...

Примеры:

• Я хотел бы поблагодарить вас за ваше письмо от 22 января с просьбой предоставить информацию о нашей новой линейке газонокосилок.
• В ответ на ваше письмо от 23 октября 1997 года мы хотели бы поблагодарить вас за интерес к нашей новой линейке продуктов.

Используйте следующие фразы при обращении за помощью:

• Я был бы признателен, если бы вы могли + глагол
• Не возражаете, глагол?
• Было бы слишком много, чтобы спросить это ...

Примеры:

• Буду признателен, если вы отправите мне брошюру.
• Не могли бы вы позвонить мне в течение следующей недели?
• Было бы слишком много просить, чтобы наш платеж был отложен на две недели?

Следующие фразы используются, чтобы предложить помощь:

• Я был бы счастлив + глагол
• Мы были бы рады + глагол

Примеры:

• Я был бы рад ответить на любые ваши вопросы.
• Мы будем рады помочь вам в поиске нового места.

В некоторые официальные письма вам нужно будет включить документы или другую информацию. Используйте следующие фразы, чтобы привлечь внимание к любым вложенным документам, которые вы могли включить.

• Прилагается пожалуйста найти + существительное
• В приложении вы найдете... + существительное
• Мы прилагаем... + существительное

Примеры:

• В приложении вы найдете копию нашей брошюры.
• Прилагается, пожалуйста, найдите копию нашей брошюры.
• Мы прилагаем брошюру.

Примечание: если вы пишете официальное электронное письмо, используйте этап: «Прикрепленный», пожалуйста, найдите / «В приложении вы найдете».

Всегда заканчивайте официальное письмо каким-либо призывом к действию или ссылкой на будущий результат, который вы желаете. Некоторые из вариантов включают в себя:

Направление на будущую встречу:

• Я с нетерпением жду встречи / встречи с вами
• Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.

Предложение о дальнейшей помощи

• Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому вопросу.
• Если вам нужна дополнительная помощь, пожалуйста, свяжитесь со мной.

Подпишите письмо одной из следующих фраз:

• Искренне Ваш,
• Искренне Ваш,

Менее формальный

• С наилучшими пожеланиями.
• С наилучшими пожеланиями.

Не забудьте подписать письмо от руки, а затем введите ваше имя.

Формальные буквы, написанные в блочном формате, размещают все в левой части страницы. Поместите свой адрес или адрес вашей компании вверху письма слева (или используйте вашу компанию фирменный бланк), за которым следует адрес лица и / или компании, в которую вы пишете, все размещено на левой стороне страница. Нажмите клавишу возврата несколько раз и используйте дату.

В официальных письмах, написанных в стандартном формате, укажите свой адрес или адрес вашей компании в верхней части письма справа. Поместите адрес человека и / или компании, которую вы пишете, в левой части страницы. Поместите дату в правой части страницы в соответствии с вашим адресом.