Организуйте свои цифровые фотографии и файлы по генеалогии

Если вы используете компьютер в своих исследованиях генеалогии - а кто нет! Цифровые фотографиизагруженные записи переписи или воль, отсканированные документы, электронные письма... Однако, если вы похожи на меня, они в конечном итоге разбросаны по разным папкам на вашем компьютере, несмотря на все ваши усилия. Это может действительно усложнить ситуацию, когда вам нужно найти конкретную фотографию или отследить письмо.

Как и в любом проекте организации, существует несколько различных способов организации ваших файлов цифровой генеалогии. Начните с размышлений о том, как вы работаете, и о типах файлов, которые вы собираете в ходе исследования генеалогии.

Цифровые генеалогические файлы легче организовать, если вы сначала отсортируете их по типу. Потратьте некоторое время на поиск файлов вашего компьютера для чего-либо, связанного с генеалогией.

• Найдите в папке «Мои документы» (или «Документы») и подпапках текстовые файлы, фотографии, загруженные файлы и другие генеалогические документы. Используйте проводник (например, Windows Explorer, Finder) для поиска документов по ключевым словам, таким как фамилии, типы записей и т. Д. Также доступен ряд бесплатных инструментов поиска файлов, которые предлагают дополнительные функции поиска.
  instagram viewer
• Проверьте «Мои рисунки» или другую папку, где хранятся ваши фотографии, на наличие цифровых или отсканированных фотографий или документов. Вы также можете осуществлять поиск с использованием распространенных расширений изображений, таких как .jpg, .png или .tiff.
• Откройте вашу генеалогическую программу, чтобы узнать, где хранятся связанные с ней файлы. Они могут находиться в той же папке, что и ваша программа для генеалогии (часто в разделе Program Files). Это может включать ваш файл программного обеспечения для генеалогии, а также любые созданные вами отчеты или фотографии или документы, которые вы импортировали в свою программу.
• Если вы загрузили какие-либо файлы, они могут находиться в папке «Загрузки» или в папке с аналогичным именем.
• Откройте свою почтовую программу и выполните поиск по электронной почте, связанной с генеалогией. Их часто проще организовать, если вы копируете и вставляете их в текстовый документ или в свое генеалогическое программное обеспечение.

После того, как вы нашли свои файлы цифровой генеалогии, у вас есть несколько вариантов. Вы можете оставить их в исходном расположении и создать журнал организации, чтобы отслеживать файлы, или вы можете скопировать или переместить их в более центральное место.

Если вы предпочитаете оставлять свои файлы в их исходных местах на вашем компьютере, или если вы просто суперорганизованный тип, то журналом может быть путь. Это простой способ поддержки, потому что вам не нужно беспокоиться о том, где что-то происходит на вашем компьютере - вы просто делаете это на заметку. Цифровой файл журнала помогает упростить процесс поиска конкретной фотографии, оцифрованного документа или другого генеалогического файла.

Используйте функцию таблицы в своей программе обработки текстов или в программе для работы с электронными таблицами, такой как Microsoft Excel, чтобы создать журнал для ваших генеалогических файлов. Включите столбцы для следующего:

• имя файла (включая его расширение) и дату
• местоположение на вашем компьютере
• краткое описание файла
• имена основных лиц или географических областей в файле
• физическое местонахождение оригинального документа или фотографии (если применимо).

Если вы создаете резервную копию своих цифровых файлов на DVD, USB-накопителе или другом цифровом носителе, укажите имя / номер и физическое местоположение этого носителя в столбце расположения файлов.

Если файловый журнал слишком сложен для вас или не отвечает всем вашим потребностям, тогда другой метод отслеживания ваших файлов цифровой генеалогии - это физическая реорганизация их на вашем компьютере. Если у вас его еще нет, создайте папку под названием «Генеалогия» или «Семейные исследования», в которой будут храниться все ваши файлы генеалогии. У меня есть подпапка в папке «Документы» (также резервная копия в моей учетной записи Dropbox). В папке «Генеалогия» вы можете создавать подпапки для изучаемых вами мест и фамилий. Если вы используете определенную физическую систему регистрации, вы можете следовать той же организации на вашем компьютере. Если у вас есть большое количество файлов в определенной папке, вы можете выбрать другой уровень подпапок, упорядоченных по дате или типу документа. Например, у меня есть папка для моего исследования OWENS. В этой папке у меня есть подпапка для фотографий и подпапки для каждого округа, в котором я исследую эту семью. В папках округа у меня есть подпапки для типов записей, а также основная папка «Исследования», где я храню свои заметки об исследованиях. Папка «Генеалогия» на вашем компьютере также является хорошим местом для хранения резервной копии вашего программного обеспечения по генеалогии, хотя вы также должны хранить дополнительную резервную копию в автономном режиме.

Храня ваши генеалогические файлы в одном центральном месте на вашем компьютере, вы упростите поиск важных исследований. Это также упрощает резервное копирование ваших генеалогических файлов.

Альтернативой самодельному методу является использование программы, предназначенной для организации компьютерных файлов.

Clooz
Организационная программа, разработанная специально для генеалогов, Clooz объявлен как «электронный шкаф». Программное обеспечение включает в себя шаблоны для ввода информации из различных стандартные генеалогические документы, такие как записи переписи, а также фотографии, переписка и другие родословные записей. При желании вы можете импортировать и прикрепить цифровую копию оригинальной фотографии или документа к каждому шаблону. Отчеты могут быть созданы, чтобы показать все документы, содержащиеся в Clooz для конкретного человека или типа записи.

Программное обеспечение для фотоальбомов
Если ваши цифровые фотографии разбросаны по вашему компьютеру и на коллекции DVD или внешних дисков, органайзер цифровых фотографий, например Adobe Photoshop Elements или Google Photos, спасение. Эти программы сканируют ваш жесткий диск и каталогизируют каждую найденную там фотографию. У некоторых также есть возможность каталогизировать фотографии, найденные на других сетевых компьютерах или внешних дисках. Организация этих изображений варьируется от программы к программе, но большинство организует фотографии по дате. Функция «ключевое слово» позволяет вам добавлять «теги» к вашим фотографиям - например, определенную фамилию, местоположение или ключевое слово - чтобы их было легко найти в любое время. Мои фотографии надгробий, например, помечены словом «кладбище» плюс название конкретного кладбища, местоположение кладбища и фамилия человека. Это дает мне четыре различных способа легко найти одну и ту же картинку.

Один из последних способов организации цифровых файлов - импортировать их все в вашу программу генеалогии. Фотографии и оцифрованные документы можно добавлять во многие программы генеалогического дерева с помощью функции записок. Некоторые могут даже быть прикреплены как источники. Электронные письма и текстовые файлы могут быть скопированы и вставлены в поле заметок для лиц, к которым они относятся. Эта система хороша, если у вас небольшое семейное древо, но она может быть немного громоздкой, если у вас есть большое количество документов и фотографий, которые относятся более чем к одному человеку.

Независимо от того, какую систему организации вы выбираете для файлов компьютерной генеалогии, уловка заключается в том, чтобы использовать ее последовательно. Выберите систему и придерживайтесь ее, и у вас никогда не будет проблем с поиском документа снова. Последнее преимущество цифровой генеалогии - это помогает устранить некоторые бумажные помехи!