Как и сама жизнь, письмо может иногда быть грязным, разочаровывающим и жесткий. Но вы можете сделать свою трудовую жизнь немного легче, редактирование с учетом этих принципов. Все просто: пишете ли вы электронное письмо в две строки или отчет на 10 страницах, предугадывайте потребности своих читателей и помните четыре буквы: будьте ясны, лаконичны, внимательны и правильны.
Примите «ваше отношение».
Это значит смотреть на тему из точка зрения ваших читателейподчеркивая, что Oни хочу или нужно знать.
- Пример: Я просил, чтобы ваш заказ был отправлен сегодня.
- Редакция: Вы получите свой заказ до среды.
Сосредоточиться на реальный предмет.
Не хороните ключевое слово, опуская его во фразу после слабой темы.
- Пример: Реализация новой маркетинговой кампании начнется 1 июня.
- Редакция: Новая маркетинговая кампания начнется 1 июня.
Пишите активно, а не пассивно.
Везде, где это уместно, поставьте свою тему заранее и сделайте это делать что нибудь. Активный голос обычно работает лучше, чем пассивный, потому что он более прямой, лаконичный и понятный. (Но не всегда.)
- Пример: Ваше предложение было рассмотрено на нашей встрече 1 апреля, и оно было немедленно передано разработчикам.
- Редакция: Мы рассмотрели ваше предложение 1 апреля и сразу же отправили его разработчикам.
Вырежьте ненужные слова и фразы.
Многословные выражения могут отвлекать читателей, поэтому сократить беспорядок.
- Пример: Я пишу эту записку, потому что хочу поблагодарить вас за организацию дня открытых дверей, который состоялся в прошлый четверг.
- Редакция: Большое спасибо за организацию дня открытых дверей в прошлый четверг.
Не оставляйте ключевые слова.
Быть Чисто а также кратким, нам иногда нужно добавлять слово или два.
- Пример: Сарай для хранения - первый шаг.
- Редакция: Разблокировка сарая для хранения - это первый шаг.
Не забывай свои манеры.
Вот где внимательный приходит в. Если вы говорите «пожалуйста» и «спасибо» при разговоре с коллегами, включите эти слова в свои электронные письма.
- Пример: Отправь мне отчет о жаргоне, прежде чем отправиться домой.
- Редакция: Пожалуйста, пришлите мне отчет о жаргоне, прежде чем отправиться домой.
Избегайте устаревших выражений.
Если вы не любите звучать душно в печати, держитесь подальше от слов и фраз, которые никогда используется в разговоре - «прилагается», «это для того, чтобы дать вам совет», «согласно вашему запросу».
- Пример: Для справки прилагается дублированная версия вышеупомянутого документа.
- Редакция: Я приложил копию документа.
Наденьте шапку на модные слова и модные слова.
Модные выражения имеют тенденцию быстро изнашиваться. То же самое для корпоративного жаргон. Постарайся писать как человек.
- Пример: В конечном итоге мы должны упростить возможности для сотрудников предоставлять информацию о передовой практике.
- Редакция: Давайте поощрять людей делать предложения.
Разблокируйте ваши модификаторы.
Stacking означает нагромождение модификаторы перед существительным; словесный эквивалент пробки. Длинные строки существительного могут сохранить слово или два, но они также могут озадачить ваших читателей.
- Пример: Широкопольная планетарная камера космического телескопа для определения аппаратуры аппаратов наземной камеры с заряженной парой Новый Ученыйцитируется Мэтью Линдси Стивенсом в Тонкости научного стиля, 2007)
- Редакция: А?
Корректура.
Наконец, есть правильность: всегда убедитесь, что вы проверь свою работунезависимо от того, насколько хорошо вы думаете, вы получили на других C.
- Пример:: Когда вы спешите, очень легко оставлять слова.
- Редакция: Когда вы спешите, очень легко пропустить слова.