Вы не можете найти информацию в Интернете, и у вас нет времени или денег, чтобы посетить здание суда. Нет проблем! Использование почтовой службы для запроса документов, записей и другой информации о вашей семье может сэкономить часы вашего времени. некрологов из библиотеки, свидетельства о рождении от витраж, воль из здания суда, и браки из церкви - это лишь некоторые из многочисленных записей, доступных по почте.
Каковы правила запроса исследований?
Хитрость в получении информации по почте состоит в том, чтобы ознакомиться с записями и политиками архивов и репозиториев в районе, где жили ваши предки. Вопросы, которые вам нужно задать, прежде чем запрашивать копии по почте, включают:
- Можно ли отправить фотокопии документов по почте?
- Какие записи доступны? За какие периоды времени?
- Были ли записи проиндексированы?
- Можно ли получить индексы для определенной фамилии по почте?
- Каковы затраты на получение копий?
- Существует ли дополнительная плата за запрос копий по почте при личном посещении?
- Какие формы оплаты принимаются?
- Могут ли запросы быть отправлены по факсу или по электронной почте?
- Требуется ли полное цитирование (точное имя, дата и т. Д.) Или можно провести поиск?
- Каково среднее время выполнения запросов по генеалогии?
Индексы являются ключевыми
Чтобы упростить запрос записей генеалогии по почте, он помогает сначала получить доступ к любым опубликованным индексам. Индексы облегчают поиск вашей фамилии, поиск других возможных родственников, проживающих в этом районе, и изучение возможных вариантов написания. Они также позволяют легко запрашивать конкретные документы с указанием объема и страницы или номера сертификата. Многие учреждения не имеют ресурсов для проведения генеалогических исследований, но большинство из них рады предоставить копии документов, когда им предоставляется конкретная исходная информация, полученная через указатель.
Многие земельные документы, жизненно важные документы, иммиграционные записи и завещания были проиндексированы и могут быть получены на микрофильмах через местные Центр семейной истории или онлайн через FamilySearch. Вы также можете напрямую написать в учреждение (например, в офис по делам) и запросить копии индексов для определенной фамилии или периода времени. Однако не все репозитории будут предоставлять эту услугу.
С уверенностью
Если вы не планируете отправлять только один запрос, полезно использовать форму, называемую журналом корреспонденции, для поможет вам отслеживать запросы, которые вы отправляете, ответы, которые вы получаете, и информацию, которую вы получен. Используйте журнал переписки, чтобы записать дату вашего запроса, имя человека или архивы, с которыми вы переписываетесь, и запрашиваемую информацию. Получив ответ, запишите дату и полученную информацию.
При запросе информации и документов по почте, ваши запросы должны быть краткими и точными. Старайтесь не запрашивать более одной или двух записей на транзакцию, если вы заранее не проверили с лицом, обрабатывающим ваш запрос. Некоторые учреждения требуют, чтобы каждый отдельный запрос обрабатывался в отдельной транзакции, в то время как другие с удовольствием скопируют для вас две дюжины документов. Включите оплату, если это необходимо, вместе с вашим письмом. Если оплата не требуется, всегда приятно сделать пожертвование. Библиотеки, генеалогические общества и церкви особенно ценят этот жест. Некоторые репозитории могут прислать вам счет после получения вашего первоначального запроса, исходя из фактического количества фотокопий, необходимых для запрошенных вами документов. В большинстве случаев вам необходимо будет отправить платеж до получения копий.
Советы по обеспечению ответа
Для наилучшего шанса поощрения успешного ответа на ваши запросы:
- Держите ваше письмо коротким и простым. Укажите, какая информация вам нужна, и включите только справочную информацию, которая может помочь кому-то найти ответ на ваш запрос.
- Включите варианты написания альтернативных имен, псевдонимов и т. Д. в соответствии с которым могут быть найдены любые записи.
- Всегда включайте конверт с маркой и обратным адресом (SASE)
- Включите ваше имя и адрес в письме, а также SASE
- Включите ваш адрес электронной почты и номер телефона с вашим письмом. Это позволяет лицу, обрабатывающему ваш запрос, быстро связаться с вами, если у него есть какие-либо вопросы.
- Будьте вежливы и вежливы. «Пожалуйста» и «спасибо» проходит долгий путь.
- Изучите письмо с грамматикой и правописанием, убедившись, что ваш запрос прост для понимания и что вы указали точные имена, даты и места.
- Сохраните копию вашего письма, по крайней мере, до получения ответа, и запишите это в своем журнале переписки.
Большая часть ваших генеалогических исследований может быть успешно проведена по почте, если вы делаете домашнее задание, вежливы и внимательны во всей вашей переписке, и хорошо отслеживаете ваши результаты. Хорошей охоты!