Объяснение кредитных карт компании: учетная политика

Раздел кредитной карты компании учетной политики - это раздел, в котором вы определяете, у кого есть кредитные карты компании и ответственность за понесенные расходы. Ниже приведен пример этого раздела процедур, который может быть адаптирован к вашей ситуации.

Сотрудникам может быть предоставлен доступ к кредитной карте компании, когда характер их работы требует такого использования. Кредитные карты компании могут быть использованы только для деловых расходов и не могут быть использованы для расходов личного характера. Примеры деловых расходов и вычетов могут включать расходы на домашний офис, расходы на авто, образование и многое другое.

Общая цель заявления о политике и процедуре состоит в том, чтобы гарантировать, что кредитные карты компании используются для соответствующих целей, и что для повседневного использования установлены надлежащие меры контроля. Политика компании в отношении кредитных карт применяется ко всем сотрудникам, которые имеют кредитную карту для использования компанией, и их менеджерам.

Ответственность в соответствии с политикой кредитной карты компании зависит от роли человека. Например, физические лица несут ответственность, отличную от действующих менеджеров и руководителей.

• Лица Кредитные карты холдинга несут ответственность за:
  • Использование карт только по назначению
  • Сохранение квитанций и предоставление объяснений для всех транзакций кредитных карт компании
  • Получение авторизации для счетов кредитной карты
• Операционные менеджеры / супервайзеры несут ответственность за:
  • Ограничение использования кредитных карт компании теми сотрудниками, которым требуется карта для бизнеса компании.
  • Своевременное рассмотрение и авторизация счетов-фактур по кредитным картам, используемых их сотрудниками, чтобы избежать просроченных платежей
  • Определение и запрос любых лимитов уровня кредита или транзакции, требуемых для отдельных карт
• Бухгалтерия Ответственный за:
  • Обеспечение того, чтобы все транзакции по кредитным картам были правильно авторизованы.
  • Обработка платежей по счетам по кредитным картам своевременно, чтобы избежать просроченных платежей
  • Организация кредитных или лимитов уровня транзакции для отдельных карт

Вам могут быть известны некоторые общие условия, включенные в политику кредитной карты компании. Вот четыре общих термина и фразы:

• Общая кредитная карта: Кредитная карта, которая может быть использована в нескольких учреждениях, таких как VISA, American Express, или MasterCard.
• Специальная кредитная карта поставщика: Кредитная карта, которая может использоваться только с определенным поставщиком, таким как газовая компания или компания, предоставляющая услуги в офисе.
• Кредитный лимит: Общая сумма, которая может быть списана с кредитной карты до того, как транзакция будет отклонена компанией-эмитентом кредитной карты.
• Предел уровня транзакции: Общая стоимость любой отдельной транзакции, которая может быть списана с карты, или тип транзакции, которая может быть списана с карты. Например, некоторые газовые компании будут разрешать использовать карты «только для газа», которые не позволяют кредитовать другие покупки на заправочной станции.

Сотрудники, использующие кредитные карты для деловых расходов, должны следовать процедуре, предусмотренной компанией. Как правило, в политике компании установлены следующие правила:

• Кредитные карты должны использоваться только для требований компании. В тех случаях, когда поставщик имеет такую ​​возможность, карты или транзакции будут кодироваться отдельным сотрудникам для большей возможности на момент выставления счета.
• Сотрудники должны сохранять и первоначальные квитанции и отмечать назначение расходов на обороте каждой квитанции.
• Использование кредитных карт компании для любых личных расходов может привести к дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения. Это может привести к тому, что расходы будут вычтены из следующего платежного чека работника.

Наряду со следующей процедурой кредитной карты компании, сотрудники должны также соблюдать ряд правил в отношении счетов, авторизаций и платежей. Хотя каждая компания предоставляет свою собственную уникальную политику, ниже приведен пример того, что вы обычно можете ожидать:

• Сотрудник должен представить соответствующие квитанции вместе с отчетом о расходах (часто называемый кредитом). отчет о расходах по карте) соответствующему уполномочивающему руководителю или менеджеру в течение недели после расходы. Факсимильные или отсканированные документы приемлемы, если сотрудник находится в командировке и не вернется в офис для соблюдения однонедельного срока при условии, что по возвращении из путешествовать.
• Платежи за товары, в которых квитанция была неуместна, должны быть объяснены уполномочивающему лицу, которое должно инициализировать конкретную оплату и указать «квитанцию ​​отсутствует» рядом с ней.
• Уполномочивающий руководитель или менеджер подтвердит, что расходы являются обоснованными и целесообразными перед авторизацией счета на оплату, отметив «Okay to Pay» и подписав тело выставленный счет.
• Утвержденный счет-фактура направляется в соответствующий бухгалтерия для оплаты.
• Бухгалтерия должен проверить авторизацию и запланировать выставление счета на оплату в соответствии с условиями договора с кредитной картой, чтобы избежать ненужных сборов за просрочку платежа.

Принимая кредитную карту компании, сотрудники, как правило, подписывают и датируют заявление о политике и процедурном соглашении после его рассмотрения. Как правило, соглашение содержит информацию, указанную выше, и может запрашивать номер вашей карты и дату истечения срока действия в момент подписания. Ниже приведен пример того, что вы найдете в конце формы:

Я прочитал и понял Заявление о политике и порядке [название компании] для получения корпоративной общей кредитной карты. С помощью этой формы я даю разрешение на [название компании] удерживать (вычитать) из личных вещей моего чека, несанкционированные расходы и неучтенные расходы, понесенные мной с использованием моей общей кредитной карты.