В деловое письмо, протоколы являются официальной письменной записью встречи. Протокол, как правило, записывается в Простое прошедшее время. Они служат постоянной записью рассмотренных тем, сделанных выводов, предпринятых действий и заданий. Они также являются отчетами о том, какие люди внесли свой вклад в собрание с точки зрения новых идей и как эти идеи были получены. Если на заседании проводится голосование, протоколы служат отчетом о том, кто голосовал и кто голосовал против предложения, которое может быть учтено в будущем, когда последствия реализации или отклонения этого предложения осуществиться.
Несколько минут хранится секретарем записи, сотрудником, которому специально поручено брать минуты, хранить все записи и файлы, отслеживать отчеты о посещаемости и голосовании, а также отчетность перед соответствующими назначенными сторонами (например, советом директоров или высшим руководством бизнес). Однако протокол может храниться любым лицом, присутствующим на собрании, и обычно распространяется среди всех членов подразделения, представленных на собрании.
Многие организации используют стандартный шаблон или специальный формат для хранения минут, и порядок частей может отличаться.