Отчет - это документ, который представляет информацию в организованном формате для конкретного зрительская аудитория а также цель. Хотя резюме Отчеты могут быть доставлены в устной форме, полные отчеты почти всегда в форме письменных документов.
В «Современных бизнес-отчетах» Койпер и Клиппингер определяют бизнес-отчеты как «организованные, объективные представления наблюдений, опыта или фактов, используемых в процессе принятия решений».
Шарма и Мохан определяют технический отчет как «письменное изложение фактов ситуации, проекта, процесса или теста; как были установлены эти факты; их значение; выводы, которые были сделаны из них; и [в некоторых случаях] рекомендации, которые делаются «в разделе« Деловая переписка и составление отчетов ».
Типы отчетов включают памяток, минуты, лабораторные отчеты, книжные отчетыотчеты о проделанной работе, отчеты об обосновании, отчеты о соответствии, годовые отчеты, а также политики и процедуры.
наблюдения
ЧАС. Дэн О'Хэйр, Джеймс С. О'Рурк и Мэри Джон О'Хэйр, «Деловое общение: основа успеха»
«Отчеты могут выполнять четыре разные, а иногда и связанные функции. Они могут использоваться в качестве средств контроля, чтобы гарантировать, что все отделы функционируют должным образом, предоставлять информацию, проводить анализ и убеждать других действовать ».
Характеристики эффективных отчетов
Ширли Койпер и Доринда Клиппингер, «Современные бизнес-отчеты»
«Эффективные отчеты понимаются читателем так, как задумал писатель, и они влияют на читателя так, как он того желал. Цели автора, скорее всего, будут достигнуты, если они соответствуют потребностям и задачам читателя. Эффективный отчет чуткий, точный, полный, краткий, а также Чисто. Прежде всего, эффективный отчет представляет информацию с этической точки зрения ».
Уоррен Баффет об общении с аудиторией
Уоррен Баффет, Предисловие кПростой английский справочник"
Один неоригинальный, но полезный совет: пишите с конкретным человеком. Когда я пишу годовой отчет Berkshire Hathaway, я делаю вид, что разговариваю со своими сестрами. У меня нет проблем с их изображением: хотя они очень умны, они не являются экспертами в области бухгалтерского учета или финансов. Они поймут простой английский, но жаргон может озадачить их. Моя цель - просто дать им информацию, которую я хотел бы, чтобы они предоставили мне, если бы наши позиции поменялись местами. Чтобы преуспеть, мне не нужно быть Шекспиром; Я должен, однако, иметь искреннее желание сообщить ".
Длинные и короткие отчеты
Джон М. Ланнон, "Техническая связь"
«В профессиональном мире лица, принимающие решения, полагаются на два широких типа отчетов: некоторые отчеты фокусируются в основном на Информация («что мы делаем сейчас», «что мы делали в прошлом месяце», «что наш опрос клиентов нашел», «что происходило на собрании департамента»). Но помимо простого предоставления информации, многие отчеты также включают анализ («что эта информация означает для нас», «какие действия следует учитывать», «что мы рекомендуем и почему»).
«Для каждого длинного (формального) отчета бесчисленные короткие (неформальные) отчеты приводят к обоснованным решениям по вопросам столь же разнообразные как самые удобные офисные стулья, чтобы купить лучшему рекруту, чтобы нанять для управления подготовка. В отличие от длинных отчетов, большинство коротких отчетов не требуют расширенного планирования, быстро готовятся, содержат мало или не имеют справочной информации, и не имеют начального или конечного значения (титульный лист, оглавление, глоссарий, так далее). Но несмотря на их сжатостькраткие отчеты предоставляют информацию и анализ, которые нужны читателям ".
источники
Койпер, Ширли. «Современные бизнес-отчеты». Доринда Клиппингер, 5-е издание, Cengage Learning, 6 февраля 2012 г.
Ланнон, Джон М. «Техническая связь». Лаура Дж. Гурак, 14-е издание, Пирсон, 14 января 2017 г.
Управление по образованию и поддержке инвесторов. «Простой английский справочник». Комиссия по ценным бумагам и биржам США, август 1998 г., Вашингтон, округ Колумбия
О'Хэйр, Дэн. «Деловое общение: основа успеха». Джеймс С. О'Рурк, Мэри Джон О'Хэйр, 1-е издание, Cengage Learning, 7 апреля 2000 г.
Шарма. «Деловая переписка и составление отчетов». 5-е издание, Mc Graw Hill India, 1 июля 2017 г.