Что такое меморандум? Определение и примеры

Меморандум, более известный как меморандум, короткое сообщение или запись, используемая для внутреннего связь в бизнесе. После того, как меморандумы стали основной формой внутреннего письменного общения, их использование со времени введения Эл. адрес и другие формы электронного обмена сообщениями; Тем не менее, возможность писать четкие заметки, безусловно, может помочь вам в написании внутренних деловых писем, поскольку они часто служат той же цели.

Записки можно использовать для быстрого общения с широкой аудиторией чего-то краткого, но важного, например, процедурного изменения, повышение цен, дополнения политики, расписания собраний, напоминания для команд или краткое изложение условий соглашения, для пример.

Коммуникационный стратег Барбара Диггс-Браун говорит, что эффективная записка "коротка, краткийвысокоорганизован и никогда не опаздывает. Он должен предвидеть и отвечать на все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Это никогда не дает ненужной или запутанной информации. "

Будьте ясны, будьте сосредоточены, будьте кратки, но полны. Возьмите профессиональный тон и напишите, как если бы мир мог его прочитать, то есть не включайте никакой информации это слишком чувствительно для всех, чтобы видеть, особенно в этот век копирования и вставки или "нажмите и вперед."

Начните с основ: кому статья адрес, дата и тема. Начните с основной части заметки с четкой цели, укажите, что вам нужно, чтобы читатели знали, и, в случае необходимости, завершите тем, что вам нужно, чтобы читатели сделали. Помните, что сотрудники могут просто просмотреть заметку при получении, поэтому используйте короткие абзацы, подзаголовки и, где возможно, используйте списки. Это «точки входа» для глаза, поэтому читатель может легко вернуться к той части заметки, которая ему или ей нужна.

Не забудьте Корректура. Чтение вслух может помочь вам найти пропущенные слова, повторения и неловкие предложения.

Вот пример внутренней заметки от вымышленной издательской компании, информирующей сотрудников о предстоящих изменениях в расписании в связи с Днем Благодарения. Производство могло также посылать отдельные заметки отдельным отделам, особенно если бы было больше деталей, которые требовались каждому отделу и которые не относились бы к другим отделам.

Кому: Все сотрудники

От: Е.Дж. Смит, руководитель производства

Дата: 1 ноября 2018 г.

Тема: Изменение расписания печати благодарения

Продукция хотела бы напомнить всем, что День Благодарения повлияет на наши сроки печати в этом месяце. Любые распечатанные страницы, которые обычно выходят на принтер через ИБП в четверг или пятницу в течение недели, необходимо будет 3 вечера. в среду, 21 ноября.

Отдел рекламы и редакции

• Убедитесь, что любой, кто отправляет вам текст или изображения для публикации, не будет в отпуске на неделе 19-го. Установите сроки раньше для всего, что приходит извне.
• Пожалуйста, знайте, что у внутренних фотографов и графических дизайнеров будет больше работы и меньше времени для этого, поэтому, пожалуйста, направьте вашу работу в соответствующий отдел раньше, чем обычно.
• Пожалуйста, не присылайте «срочно» работу позже 16 ноября. Любые предметы с коротким оборотом, необходимые для недели Благодарения, не могут быть гарантированы к завершению в более ранние сроки и должны пройти проверку на столе планировщика, прежде чем быть назначенным. Будьте рано вместо этого.

Отделы фотографии и графики

• Все члены художественный отдел будет разрешено вводить сверхурочные в течение ноября по мере необходимости, чтобы справиться с кризисом начала курортного сезона и более ранними сроками.

Заранее благодарим всех за помощь в получении материалов в кратчайшие сроки и за внимание к персоналу производственного отдела.

Ниже приводится вымышленная памятка, чтобы назначить встречу с членами команды, которые возвращаются с выставки.

Команде: Выставка

От: C.C. Джонс, руководитель отдела маркетинга

Дата: 10 июля 2018 г.

Тема: Встреча по возврату с выставки

Когда вы вернетесь на работу в пятницу, 20 июля, с выставки, давайте спланируем обеденное собрание в полдень в зале заседаний в восточном крыле, чтобы обсудить, как прошло шоу. Давайте планируем обсудить, что сработало, а что нет, например:

• Количество дней в посещаемости
• Количество и виды предоставляемых маркетинговых материалов
• Дисплеи стенда
• Как были получены подарки
• Расположение стенда и движение в разное время суток
• Что вызвало интерес у прохожих
• Уровни укомплектования стенда

Я знаю, что, когда вы вернетесь с выставки, у вас есть миллион вещей, чтобы продолжить, поэтому мы будем держать встречу до 90 минут или меньше. Пожалуйста, подготовьтесь с вашими отзывами и конструктивной критикой маркетинговых аспектов шоу. Отзывы существующих клиентов и новых клиентов будут рассмотрены на отдельной встрече с командами продуктов и продаж. Спасибо за вашу работу на выставке.

Диггс-Браун, Барбара. PR Стилгуд. 3-е изд, Cengage Learning, 2012.